Порахуйте, скільки разів ви щось забули за останні 24 години. Ось скільки разів ви мали можливість автоматизувати.
Автоматизація - це усунення необхідності запам'ятовувати речі, які ви часто робите. Мова йде про спрощення вашого життя і роботу таким чином, щоб люди вважали вас більш продуктивним, ніж ви насправді - тому що у вас є «система», що виконує всю вашу роботу за вас.
Як дістатися там важка частина. Подумайте про всі невеликі завдання, які ви робите. Чи є щось, що ви робите щодня? Чи є речі, які ви повинні пам'ятати, щоб робити в один і той же час дня, щотижня або кожен місяць? Іноді справа навіть не в повній автоматизації завдання, а в створенні системи, яка, принаймні, полегшує виконання завдання швидше.
Це може бути доставка всієї необхідної вам інформації електронною поштою в один і той же час щотижня, автоматична відправка звіту вашому босу електронною поштою або автоматична передача файлів з хмарного сховища у ваше особисте сховище. Можливості обмежені тільки вашою уявою.
Автоматизація за допомогою ToDoist і IFTTT
У мене любовні стосунки з ToDoist. Насправді, зі списками справ і послуг в цілому. Я навіть дійшов до того, щоб перейти на ToDoist Premium. Незабаром після цього, я думаю, я перейшов до gTasks. а потім спробували всілякі додатки для продуктивності.
Мені подобається ідея онлайнової системи, в якій ви можете зберігати свої списки справ і проекти, але я не можу змиритися з тим фактом, що дуже мало онлайн-систем справ дійсно налаштовані на те, як я хочу їх використовувати.
Ось чому я люблю ToDoist для автоматизації - він дає вам можливість надсилати повідомлення електронною поштою або SMS.
Це означає, що ви можете пов'язати ці повідомлення електронною поштою або SMS через IFTTT з будь-яким завданням виводу, яке ви хотіли б виконати в певний час в майбутньому. Ви також можете використовувати творчу систему планувальника ToDoist, щоб налаштувати будь-яку повторювану задачу.
Коли ви налаштовуєте завдання в ToDoist як частину вашого звичайного розкладу, починайте думати про види завдань, особливо повторюваних, які ви можете автоматизувати. Створіть вивід електронної пошти або SMS з цього завдання в IFTTT (як описано нижче),
Автоматизуйте звіт електронною поштою вашому босові
Електронна пошта, ймовірно, є найпростішим тригером ToDoist для відправки в IFTTT для будь-якої автоматизації. У цьому першому прикладі ви побачите, як автоматизувати надсилання звіту вашому керівнику щодня.
Спочатку створіть повторюване завдання в ToDoist.
Потім клацніть значок сповіщення (будильник), встановіть значення «Електронною поштою» і встановіть затримку на 0 хвилин.
У наведеному вище прикладі електронний лист буде надіслано для цього завдання щоп "ятниці о 3 годині дня. Використовується електронна пошта, налаштована вами в розділі «Параметри ToDoist» вашого облікового запису. Тут важливо пам'ятати, що будь-який текст, який ви вводите в заголовок завдання, буде відображатися в тілі листа.
Тепер зайдіть у свій обліковий запис електронної пошти і встановіть фільтр для цього основного тексту. Для фільтра попросіть вашого клієнта пошти застосувати мітку до листа. У цьому випадку ми будемо застосовувати мітку «Weekly-Report-to-Boss». Що стосується фільтра, він буде отриманий з «Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.», а потім будь-які слова з назви вашого завдання будуть додані в поле «Містить слова».
Тепер, кожен раз, коли ваше повторюване завдання ToDoist запускається, воно буде викликати повідомлення електронної пошти на вашу поштову скриньку, ваш поштовий клієнт буде застосовувати мітку, і все, що вам потрібно зробити, це налаштувати IFTTT для відстеження цієї мітки і потім відіслати звіт. Тригер IFTTT виглядатиме нижче.
Нарешті, для тригера ви також будете використовувати електронну пошту - нехай IFTTT відправить електронний лист з фіксованою темою і тілом, але зробить прикріплення фіксованим URL-адресою до файлу звіту, який ви зберегли в Dropbox.
Отже, тепер все, що вам потрібно зробити, це не забути оновити файл щотижневого звіту в Dropbox, додавши останні дані (або, що ще краще, знайти спосіб автоматизації звіту у вигляді електронних таблиць Google. і вам взагалі не потрібно нічого робити! Час оновити таблицю за день до цього автоматичного листа, і ви можете піти випити кави - нехай система зробить всю вашу роботу за вас.
Розклад Facebook пост від ToDoist
Отже, ви схожі на мене, і у вас є кращі наміри постійно оновлювати свою фан-базу постійними постами і оновленнями, але потім життя стає зайнятим, і наступне, що ви знаєте, пройшов місяць без постів в Facebook. Не круто.
Чому б не запланувати серію завдань Facebook Post в ToDoist? Це просто. По-перше, налаштуйте новий проект у ToDoist під назвою «Швидке оновлення» для всіх постів Facebook. Потім просто встановіть завдання і зробіть заголовок своїм постом.
Як і в першій описаній вище автоматизації, ви створите фільтр електронної пошти, використовуючи «Швидке оновлення» на початку рядка теми. Налаштуйте фільтр і застосуйте мітку ToDoist-Facebook-Post, як показано вище. Чому тема? Що ж, круто, що ваше повідомлення ToDoist додає ім'я проекту до початку вхідної електронної пошти, як показано тут.
Круто те, що ви можете не тільки використовувати фразу «Швидке оновлення» в темі для фільтрування вхідної електронної пошти, але ви також можете використовувати IFTTT, щоб опублікувати весь рядок теми цього повідомлення в Facebook! У тригері IFTTT Facebook це так само просто, як вибрати вхідного суб'єкта як інгредієнта для публікації.
Це воно! Тепер ви просто заплануєте своє завдання/публікацію в ToDoist в проекті «Швидке оновлення», використовуючи заголовок завдання в якості своєї публікації в Facebook. Переконайтеся, що повідомлення про завдання налаштовано на перехід до вашого облікового запису електронної пошти. Ось і все. Ваша електронна пошта буде позначати вхідну електронну пошту, IFTTT буде публікувати в Facebook для вас, і ви тепер продуктивний ніндзя!
Нагадування про зустріч з кількома людьми
Одним з недоліків ToDoist є те, що нагадування електронною поштою відправляються тільки на один лист. Отже, що, якщо ви хочете налаштувати повторюваний електронний лист для вашої команди, яке служить нагадуванням про зустріч або якесь завдання, над яким ви всі повинні співпрацювати?
Ви можете налаштувати сповіщення про повторювану зустріч у ToDoist, і просто налаштувати повідомлення, щоб перейти на вашу адресу електронної пошти.
Знову ж таки, налаштуйте фільтр для пошуку рядка в заголовку завдання, створіть для нього мітку, а потім в IFTTT використовуйте цю мітку для запуску тригера електронної пошти на кілька адрес електронної пошти.
Це дуже простий і ефективний спосіб розширити обмеження ToDoist від одного повідомлення електронною поштою до декількох, завдяки рецепту IFTTT з тригером електронної пошти і виведенням електронної пошти!
Запуск передачі файлів за допомогою SMS
Ще одна цікава особливість ToDoist полягає в тому, що він також пропонує SMS-повідомлення. На щастя, IFTTT пропонує можливість викликати рецепти за допомогою SMS. Просто виберіть SMS як тригер і виберіть «Надіслати IFTTT SMS-теги». Щоб передати файл за допомогою SMS, використовуйте тег # TransferReport.
Після того як ви створите цей тригер, IFTTT видасть вам номер SMS, на який ви хочете відправити.
Єдина проблема тут в тому, що для того, щоб ToDoist відправляв повідомлення безпосередньо в IFTTT, вам потрібно було б зробити номер «від» свого номера SMS ToDoist. Це не спрацює, тому що IFTTT вимагає, щоб ви відправили тестове SMS і відповіли PIN-кодом.
Простий спосіб обійти це - налаштувати свій мобільний телефон (який налаштований як ваш телефон з SMS з IFTTT і ToDoist) за допомогою будь-якої доступної програми для Є багато доступних для Android і iOS. Налаштуйте цю програму для пересилання будь-яких вхідних SMS-повідомлень з ToDoist на ваш номер IFTTT, і все готово.
Тепер налаштуйте завдання ToDoist для запуску передачі файла, назвавши завдання тегом, який ви хочете використовувати для запуску в IFTTT.
Вхідне SMS від ToDoist буде виглядати приблизно так: «Нагадування | # TransferReport | Ім'я звіту»
Оскільки ви налаштували тригер IFTTT SMS для пошуку тега # TransferReport, це текстове повідомлення викличе цей рецепт.
Тепер, щоб IFTTT переніс файл з Dropbox на Google Drive, просто встановіть тригер IFTTT на використання Google Drive і виберіть «Завантажити файл з URL».
Як бачите, ви просто вказуєте для URL-адреси файлу URL-адресу файлу в Dropbox. Назвіть файл за допомогою дати ReceivedAt у SMS, щоб при кожному завантаженні файлу він отримував нову дату, а потім виберіть шлях на Google Диску, куди ви хочете надіслати звіт.
Перевага цієї автоматизації полягає в тому, що один з ваших співробітників може розмістити свій останній звіт у загальнодоступній URL-адресі Dropbox, замінивши старий файл і зберігши те ж ім'я. Потім, через деякий щотижневий інтервал, ваша автоматизована система встановить зв'язок, захопить цей звіт або файл даних і завантажить його в свій обліковий запис Google Drive, де ви зможете побачити новий звіт.
Додати рядок до таблиці Google за допомогою SMS
Остання ідея автоматизації - запуск нового рядка введення даних в електронній таблиці Google. Один з прикладів того, чому це може бути корисно, якщо у вас була команда польових техніків або якийсь інший віддалений персонал. Можливо, вони збирають відповіді на опитування від клієнтів або збирають показання лічильників з віддалених місць.
Ви можете відправити їм SMS-повідомлення на свій телефон за допомогою унікальної мітки для кожного техніка. Наприклад, Боб може написати вам «# bobdata 779 Church Street, 4021», а Джон - «# johndata 76 Main Strett, 6543».
Ви хочете якимось чином автоматизувати вставку цих даних в одну таблицю Google. Звучить шалено складно? Ну, це не так.
Насправді, вам навіть не потрібен ToDoist для цього рішення. По-перше, переконайтеся, що на вашому телефоні працює додаток автоматичної переадресації, щоб вхідні тексти цих техніків автоматично переадресовувалися на ваш номер SMS IFTTT. Потім встановіть тригери в IFTTT для кожного теґу.
Потім створіть дію за допомогою Google Диска і виберіть «Додати рядок до електронної таблиці».
Створення окремого тригера для кожного фахівця з використанням одного і того ж імені електронної таблиці завантажить всю вхідну інформацію в окрему електронну таблицю.
Коли ви починаєте творчо грати з функціями повідомлень ToDoist і здатністю IFTTT використовувати їх і виконувати по-справжньому круті автоматизації з ними, стає абсолютно очевидно, що комбінація цих двох функцій дуже важлива.
Чи можете ви придумати якісь інші цікаві способи об'єднання ToDoist і IFTTT для автоматизації інших завдань? Поділіться своїми творчими ідеями і думками в розділі коментарів нижче!