Буває необхідно контролювати вхідну і вихідну пошту деяких співробітників. Пошукавши готові рішення, які або не подобалися ціною, або не влаштовували за функціоналом, я взяв від них ідею і допер до простенької схемки.
І так, нам буде потрібен поштовий клієнт The Bat! (або будь-який інший, що має сортувальник листів і бажано планувальник завдань, наприклад я надалі переробив на Thunderbird), а також працює MS Exchange.
У моєму розпорядженні був Exchange 2003 Standard, який серед інших відмінностей від Enterprise, дозволяє створити тільки одне сховище. Якщо в кількості сховищ ви необмежені, то я б порекомендував створити для наших завдань нове і перенести в нього мейлбокси, що цікавлять нас користувачів. Тоді і викрутаси з фільтрами The Bat!, описані нижче, не знадобляться.
Далі в оснастці Active Directory Users and Comp^ створюємо нового користувача (нас буде цікавити тільки його поштова скринька). Як це зробити розповідати не буду, тому що це вже зовсім ази. Для прикладу дамо йому ім'я «journal». Особисто я до звичайних налаштувань додав «Hide from Exchange address lists», щоб користувач не мізолив нам очі в глобальній адресній книзі.
Далі в Exchange System Manager йдемо в налаштування сховища
ставимо галочку «Archive all messages sent or received by mailboxes on this store» і, зайшовши в Browse, вибираємо свіжозайданого юзера journal. Зберігаємо.
На цьому налаштування Exchange закінчилися. Тепер вся пошта налаштовуваного сховища буде дублюватися в зазначену скриньку. З нього то ми і будемо вигрібати всю пошту, фільтруючи зайве.
Переходимо до The Bat!
Створюємо нову скриньку для наших цілей:
прибираємо галку «Залишати листи на сервері»
І на цьому налаштування скриньки закінчено
Відразу переходимо в «Сортувальник листів» і створюємо нове правило, я назвав його «Del»
Сенс його такий - воно буде видаляти всі листи, що не відносяться до користувача Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.. Якщо вас цікавить кілька людей, то їхні адреси також потрібно внести в умови. Зверніть увагу на змінну «АБО», якщо залишити «І», то правило буде спрацьовувати тільки на листи, які Іван Петров написав сам собі:) У діях ставимо видалити лист. Таким чином всі інші листи будуть видалятися після отримання.
Далі переходимо у вбудований в The Bat! шедулер і створюємо правило, яке буде періодично перевіряти нашу поштову скриньку і сортувати листи з неї.
Коли ми закінчимо, повинно вийде наступне - вся пошта нашого сховища, буде дублюватися в створений нами mailbox, звідки періодески буде витягуватися The Bat!'ом. Зайва при цьому буде видалятися. Змінивши правила сортування, можна архівувати пошту не окремих користувачів, а всіх, за винятком непотрібних. Ну, тут можливі варіації на тему. Також я б рекомендував створити ще одне правило в поштовому клієнті, які б стискало теки даної скриньки, оскільки вона буде неслабко роздуватися.
Ну і нагадую, що всі ці дії можуть бути визнані незаконними. Але порадьтеся з юристами вашої організації перш ніж бігти виконувати аналогічні дії.
p.s.: це крос-пост з мого основного блогу, так що копірайти на скріншотах зовсім не спроба піару:)