Багато хто використовує цей додаток для організації своїх справ. Поділюся своїм досвідом його застосування в GTD.
Почав використовувати MLO 5 років тому. Ще Windows Mobile був живий. За цей час зрозумів деякі речі, які сподіваюся будуть корисні й іншим любителям і професіоналам тайм-менеджменту. Наведу не тільки кінцеві висновки, але і шлях, яким я до них прийшов. Це дозволить читачам не тільки краще зрозуміти причини, але і можливо знайти «свій шлях».
Нагадаю, що в GTD-підході існує таке поняття, як «Вхідне» - умовний кошик, в який потрапляють всі справи, доки вони не знайдуть свого місця в упорядкованих списках ToDo.
У перший час я робив все канонічним чином, тобто час від часу розбирав кошик і поміщав завдання в списки. Списки були впорядковані в красиві ієрархічні структури типу особисті справи, робота і т. п. У кожній з цих гілок існували відповідні папки, підпапки і т. п. Виглядало все, на перший погляд, красиво і впорядковано. Приблизно ось так:
Деякі статті про MLO власне і обмежуються тим, що демонструють усім назви тек, за якими розкладаються справи.
Однак тут, як ви здогадуєтеся, має з'явитися «АЛЕ». Чим більше з'являлося різних завдань і проектів * в різних станах (поточних, призупинених, планованих) тим більше напружувало переміщати завдання з «Вхідного» до відповідних тек і гілок. Іноді потрібні гілки ще доводилося згадувати, шукати або браузити в дереві. Небажання це робити призводило до того, що завдання у «Вхідному» накопичувалися і не розбиралися куди треба. А це зводить «нанівець» майже всі переваги GTD.
Початкова ідея щодо спрощення цього процесу полягала в тому, щоб не кидати завдання в «Вхідне», а відразу створювати їх в потрібній гілці дерева.
Тобто. замість двох дій: 1) кинути завдання в «Вхідне», 2) Помістити його в дерево з потрібним описом, залишилося тільки одне - друге. Це вирішило проблему переповненого «Вхідного», проте досить швидко я виявив, що це перешкоджає швидкому введенню завдань. В результаті такого підходу, я відчував підсвідомий опір тому, щоб фіксувати всі завдання, оскільки як і раніше потрібно було шукати потрібні гілки. Це, знову ж таки, суперечить принципам GTD, оскільки завдання не потрапляють в систему, а копляться в голові. Висновок напрошується сам собою: проблема в самому приміщенні завдання в дерево. Це, з моєї точки зору, вимагає занадто великої кількості «згадок», кліків і натискань кнопок.
У папках, крім іншого, криється ще одна неприємність:
Припустимо, ви зробили папки «Особисті справи» і «Робота». Судячи з інших статей, багато хто починає з цих папок. Уявіть, що ви збираєтеся додати завдання «Прочитати таку-то книгу» або «Пройти такий-то тренінг». В яку з тек ви повинні помістити це завдання? З одного боку - це потрібно саме для роботи. З іншого боку - це розвиває особисто вас. А якщо в результаті ви станете краще робити свою справу, це може позитивно позначитися і на вашому особистому доході. Так виходить ви це робите для роботи або для себе особисто? Тоді може прив'язатися до місця? Будинок - все що робимо вдома, а Офіс - все що робимо там? А якщо вищезгадану книгу ви читаєте то вдома, то на роботі, то в транспорті по дорозі? Як би ви не ділили своє життя на частини, виявиться, що зустрічаються справи, які відносяться відразу до кількох частин, тому, що наше життя - ціле. Існуючі в ній сфери діяльності мають взаємозв'язки.
З цих причин я практично відмовився від тек на користь контекстів * *. Контексти не вимагають шукати місце в дереві, куди помістити завдання, призначаються моментально і дозволяють віднести будь-яку справу одночасно до кількох категорій. Ієрархія залишилася лише для проектів, і шаблонів завдань.
Отже, до чого я прийшов:
- Всі завдання потрапляють у «Вхідне» і залишаються там без подальшого перекладання в якісь папки.
- Ознакою того, що завдання в кошику оброблено, є призначені їй контексти.
- Проекти мають вкладеність максимум 2 рівня
Може виникнути питання: Як можна працювати з текою «Вхідне», якщо там в одній купі лежать всі завдання, не розкладені за папками? Так, ми звикли розкладати все за підпапками і робимо це навіть тоді, коли в цьому немає необхідності і на це витрачається зайвий час. Відповідь проста: з текою «Вхідне» працювати зовсім не треба. Не дивіться на неї. Замість цього, налаштуйте вкладки з тими видами завдань, які вам дійсно потрібні. Я використовую такі види: Дії за контекстами (з додатковими параметрами), цілі та календар. Крім цього, є окремі вкладки за деякими проектами і контекстами.
Приклади деяких контекстів, які я використовую:
Для обробки кошика заходимо у вид "Дії за контекстами" і відкриваємо гілку "Контекст: (ні) ". Там знаходяться всі необроблені завдання, тобто ті, для яких ви ще не визначили контекст. У міру призначення контекстів завдання зникають звідти і миттєво з'являються у відповідних розділах.
Незважаючи на те, що я використовую конкретний додаток, можливо викладені принципи і приклади допоможуть і користувачам інших GTD-інструментів і наштовхнуть їх на корисні думки.
Примітки:
* Проектом у парадигмі GTD вважається будь-яке завдання, що має підзавдання.
* * Технічно, контексти - це теги.