За багато років роботи на ринку систем електронного документообігу наша команда стикалася з різними проектами. Були серед них і такі, що вже в процесі передпроектної підготовки ставала ясно: компанія до впровадження СЕД не готова і система тільки нашкодить. Був у нас і досвід «реанімації» чужих проектів впровадження СЕД. В результаті ми сформулювали загальні принципи «протипоказань» до впровадження системи електронного документообігу, якими і хочу поділитися.
Початок провалу
Як успішні, так і провальні проекти з впровадження СЕД починаються однаково: компанія приходить до розуміння того, що з документообігом коїться «щось не те». Важко знайти документ, вони губляться, узгодження затягується, доручення не відстежуються і не виконуються вчасно. Намагаючись вирішити цю проблему, керівництво компанії починає схилятися до запуску проекту з впровадження СЕД.
Вибирається компанія-партнер, яка буде здійснювати впровадження, і платформа. Всі натхнені, є відчуття, що ситуація не безнадійна і скоро в компанії всі стануть працювати по-новому.
Однак так відбувається далеко не завжди. У ряді випадків на виході компанія отримує зовсім не ту картинку, яка малювалася на старті проекту. Таку «розв'язку» мають всі проекти з впровадження СЕД в компаніях, у яких є «протипоказання» до автоматизації процесів документообігу.
Отже, в яких випадках впровадження СЕД не принесе бажаних результатів?
Список протипоказань
Неправильна діагностика
Якщо перед початком проекту неправильно визначити пріоритетні завдання, можна сміливо розраховувати на провал. Починати автоматизацію потрібно з виявлення «вузьких місць», проблемних областей автоматизованих процесів, наприклад, таких як високе завантаження підрозділів, низька ефективність співробітників, підвищена бюрократія, затримки узгодження.
Після аналізу цих факторів, необхідно «намалювати» картину бажаного майбутнього, розставити цілям пріоритети, на підставі чого і буде складено «курс одужання».
- Уявлення про СЕД як про антибіотик
Тут все просто. Не можна думати про СЕД як про лікарський препарат, який вирішить всі проблеми просто в силу його властивостей. СЕД, як загалом-то і будь-яка інша інформаційна система компанії, призначена для підвищення ефективності її діяльності. А, значить, основою цієї системи є зовсім не якийсь програмно-апаратний комплекс, а внутрішні бізнес-процеси, регламенти і бізнес-логіка самої компанії, тобто те, що є предметом автоматизації. Бардак у процесах - СЕД не допоможе. Більш того, система буде шкідлива до тих пір, поки в компанії не буде прийнята впорядкована модель руху документів і прийняття рішень по них. Компанії-впроваджені допоможуть підібрати з арсеналу «кращих практик» відповідний бізнес-сценарій.
«Пацієнт» не хоче «лікуватися»
Найважливішу роль в успішності або провалі проекту відіграють люди, які працюють в компанії - майбутні користувачі (ті, хто забезпечує виконання бізнес-процесів) і споживачі (керівники відділів, зацікавлені в підвищенні ефективності автоматизованих процесів) системи. Від їх зацікавленості, залученості та мотивації залежить успіх. А їх цілковита байдужість або опір - причина низької «віддачі» від проекту. Детальніше про це - в моєму минулому огляді.
? Немає відповідального
Ключову роль у впровадженні відіграє «Замовник». Це той співробітник (або група співробітників) повинен забезпечувати компетентну взаємодію з компанією-партнером, що впроваджує систему. Він повинен стежити за виконанням цілей проекту, мати авторитет у прийнятті рішень щодо ідеології роботи системи. Найчастіше в процесі впровадження на різних етапах проекту рішення приймають різні особи, тобто роль «Замовника» розмита, що істотно ускладнює роботу і веде до погіршення результату.
Бюджет «лікування» неадекватний потреби
Перед початком проекту потрібно дуже чітко розуміти: СЕД - не разова покупка ліцензій, це проектне рішення, яке вимагає регулярних бюджетних вкладень. Можна організувати сам проект досить комфортно для бюджету, розділивши впровадження на етапи. Однак потрібно враховувати, що після успішного запуску система також вимагає нехай не постійної, але уваги і турботи: регулярних оновлень, технічного обслуговування, адаптації функціоналу під мінливі потреби бізнесу.
У зв'язку з цим важливо продумати процес досягнення економічного ефекту від впровадження (наприклад, включення інформації зі звітів з виконавської дисципліни в систему мотивації).
- Поєднаність «препаратів»
При виборі платформи потрібно враховувати дуже важливий критерій: можливість їх інтеграції з іншими інформаційними системами, які вже використовуються в компанії. В іншому випадку, є ризик більше втратити на зміні існуючої логіки бізнес-процесів, ніж придбати.
- Невідповідність «лікування» масштабам «захворювання»
Проект з впровадження СЕД - це інвестиція. Тому перед початком проекту варто оцінити, чи окупиться у вашому конкретному випадку таке придбання. Можливо, дешевше і ефективніше обійтися стандартним інструментарієм Microsoft. Ну, погодьтеся, навіщо оплачувати дорогий курс лікування на кращому курорті, коли достатньо пропити вітаміни?
Отже, будь-якого «протипоказання» з цього списку цілком достатньо, щоб задуматися про заходи «профілактики». Так що рекомендую звертатися за консультацією до фахівця обов'язково!
Катерина Камчатова, виконавчий директор ECMGroup.Pro