Конференцией принято называть расширенное собрание, в котором участвуют представители нескольких организаций. Конференции могут быть ведомственными, отраслевыми, региональными, межрегиональными, международными. Обсуждаются на них самые разные, но тематически связанные проблемы. В некоторых случаях именно решение конференции определяет стратегию развития организации. Провести такое мероприятие под силу любому образованному человеку, но необходимо учесть некоторые соображения.
" "
Вам понадобится
- - список участников;
- - краткое содержание выступлений;
- - наглядные материалы;
- - технические средства.
Инструкция
1
Составьте список участников. Обычно о предстоящей конференции выступающих оповещают заранее, они должны подтвердить свое согласие и сообщить темы докладов. Иногда по условиям требуется предоставление текстов докладов или, как минимум, краткого содержания. Ознакомьтесь с материалами.
2
Определитесь с регламентом. Это зависит от того, сколько будет длиться конференция, от количества докладчиков, а также от форм работы. Предусматриваются ли только пленарные заседания или часть работы будет проходить в секциях? При втором варианте времени на доклады можно отвести больше.
3
Обязательно отведите время для содокладов и ответов на вопросы. Определитесь и с формой вопросов. Участники могут задавать их устно, непосредственно после доклада. Тогда следует позаботиться о дополнительных микрофонах. Вопросы можно подавать и в письменном виде, тогда нужно подумать о месте, куда слушатели будут складывать записки. Можно часть вопросов подготовить заранее.
4
Составьте повестку дня. Порядок выступлений может быть разным, это зависит от темы, но в любом случае лучше в начале конференции обсуждать общие вопросы, а затем уже переходить к частностям. После каждый полутора-двух часов работы предусмотрите короткий перерыв (неплохо организовать кофе-брейк), а в середине – большой перерыв, во время которого участники смогут отдохнуть и пообедать. Если конференция короткая (например, отчетно-перевыборная), длительные перерывы не обязательны.
5
Проконтролируйте состояние технических средств. Проверьте компьютер и видеоплеер. Узнайте у докладчиков, какое оборудование им нужно и какие там должны стоять программы. Попросите докладчиков предоставить наглядные материалы до начала конференции. Очень хорошо, если у человека, который работает с компьютером, есть список, когда какую презентацию ставить. Перед конференцией проверьте, все ли докладчики приехали, нет ли каких-нибудь изменений в тематике.
6
Продумайте вступительное слово. Вам нужно сказать несколько приветственных слов участникам, объяснить, какому событию посвящена конференция, порядок проведения, регламент. Перед началом отчетно-выборной конференции дайте слово председателю счетной комиссии, который должен сказать, сколько предполагалось делегатов и сколько присутствует. Если отсутствующих немного, предложите начать мероприятие. Иногда уместно в этот момент исполнить гимн государства или международной организации. Предложите выбрать председателя, секретаря, счетную и редакционную комиссию. Во многих случаях списки можно подготовить заранее. Дальше мероприятие может вести председатель, который и оглашает проект повестки дня (ее лучше набрать и распечатать до начала). Сначала принимается проект, затем в него вносятся изменения и дополнения, после чего повестка дня утверждается в целом.
7
Во время конференции ведущий, вне зависимости от того, является он председателем или нет, должен постоянно находиться в зале. Именно он решает организационные вопросы по мере их возникновения. Если вам все-таки надо выйти, поручите кому-нибудь из единомышленников свои обязанности.
8
Конференция обычно заканчивается принятием какого-то решения. Председатель зачитывает текст проекта, слушатели вносят изменения и дополнения, редакционная комиссия их вносит, после чего решение утверждается.
"